Departamento de Ceremonial y Protocolo

Departamento de Ceremonial y Protocolo

Responsabilidad Primaria: Asesorar, programar, organizar y ejecutar las actividades referentes a Ceremonial y Protocolo
derivadas de la gestión de las autoridades universitarias en todo el ámbito de la Universidad Nacional de Luján.

Acciones:

 Entender en la organización, coordinación y desarrollo de las ceremonias académicas, culturales y sociales realizadas
por la Universidad Nacional de Luján.

 Programar y ejecutar todos los proyectos y acciones requeridas para la atención del Ceremonial y Protocolo, motivadas por las actividades de las autoridades del Rectorado.

 Administrar y dirigir el protocolo en los actos intra y extra universitarios haciendo cumplir las disposiciones protocolarias.

 Dirigir la implementación de políticas, líneas de trabajo y acciones pertinentes al Departamento.

 Coordinar con las unidades similares de otras entidades y jurisdicciones las formalidades a cumplirse y la precedencia protocolar, así como los detalles organizativos de actos o acontecimientos a desarrollarse en conjunto.

 Brindar asesoramiento logístico en la realización de eventos a las unidades académicas e instituciones extra universitarias.

 Acompañar a las autoridades de la Casa en eventos en los que participen, resguardando el cumplimiento de los aspectos vinculados a su jerarquía protocolar.

 Diagramar la tarea de redacción y confección de las providencias, notas, actos administrativos reseñas, comunicados vinculados al ámbito de competencia, y cualquier otro diligenciamiento que se encuentre en trámite o que se inicie a partir de esta dependencia, supervisando el fiel cumplimiento del curso que deba imprimirse a los mismos

 Entender en la responsabilidad patrimonial de los bienes afectados al Departamento.

 Prever los gastos y erogaciones relacionadas con las actividades del ceremonial universitario, con responsabilidad directa sobre la Caja Chica del Sector.

 Observar las responsabilidades de las dependencias a su cargo y supervisar el cumplimiento de sus misiones y funciones.

 Ejecutar las tareas y gestiones específicas que le fueran encomendadas por el superior jerárquico correspondiente.

 Formular la proyección de los actos administrativos que en función de sus competencias le correspondan.

FORMULARIO DE SOLICITUD DE SERVICIOS

ÁREA CEREMONIAL

Acciones:

 Atender el ceremonial escrito del señor Rector/a y Vicerectora/a (esquelas, salutaciones, entre otros).

 Coordinar con el área competente la confección de invitaciones, programas, afiches, material informativo, promoción y difusión.

 Entender en la distribución de invitaciones, enviar por todos los medios telemáticos que la Institución admita como oficiales.

 Confirmar asistencia de invitados a los distintos actos.

 Elaborar libretos.

 Confeccionar y mantener actualizada una base de datos sobre nóminas de autoridades institucionales, municipales, provinciales y nacionales.

 Crear y actualizar bases de datos (correos electrónicos, aniversarios, etc.), en conjunto con el Área de Protocolo.

 Desarrollar una plataforma interactiva que permita estar conectadas a las partes intervinientes en los Actos oficiales académicos y no académicos que se realizan en la Universidad Nacional de Luján, dentro y fuera de ella.

 Actualizar la página web del Departamento de Ceremonial y Protocolo.

 Realizar el registro audiovisual del Departamento de Ceremonial, para Redes Sociales, plataformas interactivas, utilizando la tecnología informática disponible.

 Utilizar para todos los casos los protocolos escritos y sugerir mejoras

 Realizar las gacetillas de información de los eventos.

 Acompañar, junto a la Jefatura del Departamento, a las autoridades de la Casa, en eventos académicos y no académicos, solemnes y no solemnes, dentro y fuera de la Universidad.

 Ejecutar las tareas encomendadas por el Responsable del Departamento en cuanto a las acciones que son de su competencia.

 Responder efectivamente ante necesidades eventuales y/o programadas del sector adaptando su horario y lugar habitual de prestación del servicio a esa situación.

 Formular la proyección de los actos administrativos que en función de sus competencias le correspondan

ÁREA DE PROTOCOLO

Acciones:

 Participar en la organización, preparación y desarrollo de actos y/o eventos protocolares.

 Actualizar el protocolo oficial de la Casa.

 Asistir a la Jefatura de Ceremonial y Protocolo en actos y eventos protocolares.

 Participar en la coordinación, y gestiona el apoyo logístico requerido en los actos y eventos.

 Gestionar hospedaje, transporte y comida para personalidades y/o delegaciones que visiten la Universidad.

 Participar en la organización de la agenda social para personalidades visitantes.

 Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.

 Contactar a las partes que intervienen en los actos oficiales, académicos y no académicos, que se realizan en la Universidad Nacional de Luján, dentro y fuera de ella.

 Confeccionar y mantener una base de proveedores específicos en función de las actividades propias del sector.

 Dar respuesta a las consultas que se efectúan en ausencia del Jefe.

 Entender en la recepción primaria, ordenamiento y respuesta del despacho de correspondencia del sector y su despacho de comunicaciones.

 Digitalizar las solicitudes de Servicios del Departamento.

 Ejecutar las tareas encomendadas por el Responsable del Departamento en cuanto a las acciones que son de su competencia.

 Gestionar los trámites a través de su usuario de COMDOC o el sistema que a futuro lo reemplace.

 Instrumentar mecanismos de registro que permitan contar con información ordenada, actualizada y disponible al momento de su requerimiento, archivando los antecedentes de organización y ejecución de los actos protocolares realizados

 Elaborar textos administrativos de su competencia

Resolución de Creación